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假如您已经参照教程（一）收集部分的讲解熟练掌握了如何在Doit.im for Web中添加任务，并且已经完全执行了这个收集过程，将您大脑中所有未尽事宜通通扔进了「收集箱」，那恭喜您，您的收集相当完满。（收集完成后也有一部分任务是直接转到除「收集箱」之外的其它箱子中，此部分任务不需要再重新进行分类处理）。

当然， 您肯定不希望无期限地将这些未尽事宜搁置在「收集箱」中，那样，这些事情会再次潜入您的脑海，干扰您现在正处理的工作，影响您的效率。所以，我们现在就可以开始对这些任务进行处理了，即清空「收集箱」。所谓清空「收集箱」，并不意味着要完成所收集的全部任务，而是通过分析识别您收集到的每一条任务，分析它是什么，意味着什么，需要采取什么样的行动。

「收集箱」中的任务可进行如下分类：

1、可以用少于两分钟的时间直接完成的事务。
2、完成行动花费的时间超过两分钟，并且自己并不是完成任务的最佳人选。
3、完成行动花费的时间超过两分钟，经过分析识别可归类即时处理或日后处理。

现在我们分别针对以上三种情况用Doit.im for Web来完成这一过程，您会觉得这个过程无比神奇美妙。

第一类任务出现在「收集箱」中，完成用时不超过两分钟，那请您不要犹豫，立刻动手完成它，然后勾选，完成的任务将保存在左侧的「已完成」箱子中，供您随时查阅。

例如您有一个文件只要你花30秒阅读一下，再在上面批注“同意”或者“不同意”即可，那么就立刻完成它。即使您面前的任务不是什么重要的任务，但是您可以在两分钟之内完成，那就应该立即将其完成。

勾选了“阅读文件”前面的复选框，表示您已经用不到两分钟的时间完成了这一任务，然后这一任务会自动转到已完成箱子中。

这个两分钟原则的原理是：对于任务，保留、跟踪、最后完成它所花费的时间，要比立刻完成它所花费的时间更长——换句话说，这绝对是一条提高效率的捷径。如果一件事根本不值得您去完成，那么就把它丢入垃圾桶；但只要这件事是您早晚必须要完成的，那就要考虑“效率”这个因素。因为我们总喜欢拖延完成任务的时间，所以我们希望您能利用这个两分钟原则结合Doit.im来养成处理任务的习惯，从而大幅度提高工作效率。

现在我们来关注第二类任务，如果在「收集箱」中的任务花费的时间将超过两分钟，您就可以问自己：“我是不是最适合处理这件事情的人呢？”如果答案是否定的，那就应当将任务转给其它适合的人来完成，这就要用到Doit.im for Web的”转发”功能。”转发”功能遵照GTD时间管理中将任务委派他人的功能来设计，同时简化了这部分过程，更便于随时跟踪评估他人的工作，来提醒我们随时关注”转发”给其它联系人的任务。点击编辑任务，选择转发，再选择联系人。任务一经转发，将自动移至「等待」箱子。

我们在Doit.im for Web中有两种方式可实现转发功能，在「收集箱」下点击名为“报销费用”的任务，然后点击上方编辑任务按钮，可进入“编辑任务”页面，或者双击该条任务。选择“转发给”，选择您的联系人。

现在「收集箱」中还剩下一些任务，它们应归为最后一类。这部分任务需要由您亲自完成，并且完成的时间大于两分钟。比如您需要给客户打一个电话，具体讨论项目的实施细节，很显然这电话的长度肯定超过两分钟；您需要花点时间构思并起草一封电子邮件，然后发给您的团队成员；又或者您需要亲自去礼品店为老婆采购一个礼物。以上这些统统归属于这一类别。您需要对这些任务进行整理，并将其纳入合适的类别，以备需要时迅速查阅。

我们就来讲解一下，如何使用Doit.im for Web来实现这个功能:

a. 把有朝一日可能要做的，但是不知道确切的日期或时间点的任务，可放到「择日待办」箱子中；比如想找个时间去学跳拉丁舞或者想去马尔代夫旅游这类计划。

b. 将必须在特定日期或时间点进行的行动放入「日程」或「今日待办」、「明日待办」箱子中；比如今天9点有个早会，或者10月28日朋友结婚，晚上6点入席等诸如此类的事。

c. 将不必在特定日期或时间点进行、但须尽快完成的行动放入「下一步行动」箱子中。比如需要去修车或者要去超市购置近几天的食物……

现在开始试用如何在「收集箱」中移动任务到其它箱子。

第一种方式：在“编辑任务”状态下，选择其他箱子，包括「今日待办」、「下一步行动」、「明日待办」、「日程」、「择日待办」、「等待」

注意：如果您将未设置开始时间的任务移动到今日待办箱子，则默认任务的开始时间设置为今天，并直接转到今日待办箱子。如果移动到日程箱子，则会提示您设置具体日期，在后半部分会详细说明这一过程。

第二种方式：选择「收集箱」中的任务，将鼠标放置在前方拖动选择区域，鼠标会变成十字形状，即可将任务拖动到其他箱子中。如果有多条任务需要移动，可用“Ctrl”键分别点击选择，或者使用”Shift”批量选择连在一起的任务，同时对其进行移动，可以迅速实现处理过程。

注意：在编辑任务页面中取消了这一勾选，是可以设置具体时刻的。

关于处理部分的教程已经结束了。您应该对使用Doit.im for Web进行任务的整理更加得心应手了吧，那下一节我们会继续深入讲解如何在整理的过程中对任务进行处理，分类细化，加入不同的情境或项目，敬请期待吧。

如果您想要给任务设置一个具体的时间，可以将“全天任务”选项去掉，然后选择任务的开始时间。例如2012年1月10日上午9点00分，可以将时间设置精确到24小时单位时间制的每刻钟。您也可以为任务截止选定一个具体时间，系统默认截止时间不早于任务开始时间。

现在我们继续来介绍Doit.im for Web完整添加任务中的设置重复和提醒功能。如何使用该功能的呢？

点击“新增任务”中的，会看到如下完整显示的情形：

重复：是Doit.im for Web中最特别的一个功能，可以减轻您多次添加相同任务的。如果您有一个任务需要每隔一段时间做一次，那么重复添加该任务就会变得累赘不堪。考虑到这点，Doit.im for Web为需要重复的工作引入了“重复”设置。

在日常工作和生活中，不难发现有很多任务需要定期重复，也就是说您可能需要每隔一段时间就重复经历执行该任务的全过程。

现在我们就来假设几种情景

情景#1 “按天重复”

比如您是个体育迷而且喜欢每天或每隔几天去健身房健身，那么“重复”的设置正好适合您。您可以将每天或定期去健身房做锻炼设置重复功能。这个功能也适合于习惯调班的上班族，以便于那些没有固定在工作日上班的人来安排他们的工作时间。

情景#2 “按周重复”

比如您是一个吉他爱好者或者每个周三和周六都定期参加学习班，这样就可以设置每周重复，可以挑选每周的任何一天或几天来为任务设置重复。这样会便于您为工作，课程和其他事件做定期设置。

情景#3 “按工作日重复”

您可能需要从周一到周五每日向您的上级报告工作情况。“重复”设置也正适合您使用。您可以将默认设置为周一至周五每日重复，以便于您安排需要每日重复的工作。

情景#4 “按月重复”

比如您每月的电话话费缴费日期为28日或者是第四周的星期五。再者，您需要在每三个月的第一个月的15号或者第三周的星期一付三个月的房租。在这些情况下，您可以设置每月或每几个月重复来提醒每月或者每几个月应该完成的任务。

情景#5 “按年重复”

您是否有过因忘记你和妻子结婚纪念日而对她深表歉意的经历？您是否有想要努力记住朋友生日的时候？您是否经常忘记为私家车进行两年一次的维修和保养？如果这些都是经常烦扰您的状况，可以设置按年重复来帮助你解决这些问题，您所要做的仅仅是为你的任务设置一个确切的日期每年或每几年重复就可以了。

提醒：可以使用Doit.im for Web为一个任务添加提醒。提醒是以弹出框或邮件的形式，提醒的时间可以设置时间间隔为分钟、小时、或天数，或者是在一个确定的日期和时间点进行提醒。您可以点击 + 来为任务添加所需的时间相异的提醒，反之，您可以点击 – 来撤销已经设置好的一个或几个弹出框或邮件任务提醒。

当您点击“提醒”后，可弹出如下选择：

最后，请记得保存您所填好的信息设置，完成这步后，一条新的任务就收集好了。 接下来我们会继续讲解如何在Doit.im for Web中对任务进行处理，敬请期待吧：）

我们的工作大多都离不开网络，网络让我们的信息接收变得更便捷，但同时也增加了我们的工作压力。因此，我们需要更有效的工具来简化我们的工作。根据GTD的方法，我们需要把所有盘旋在脑海中的未尽事宜整理收集，变成我们可供随时查阅，并可按时完成的任务，您也许会惊喜的发现Doit.im拯救了你的生活。如果按照这个方式去安排您的工作和生活，您将会惊讶于您所经历的改变，甚至在工作和生活中您都会感觉如获新生。

Doit.im for Web会帮您把这些改变逐步变成现实，现在让我们一起开始我们的学习之旅吧。当然我们今天从如何完成GTD的收集过程开始。

当您每次登录Doit.im for Web时，Doit.im会帮助您聚焦当日需要做的任务，直接进入今日待办箱子下，您将看到的界面如下：

如果要完成GTD中的收集过程，请点击左上角的，功能相当于GTD理论中的工作篮。「收集箱」用来收集脑海中的材料，所有未设置具体时间和日期的任务都被列入「收集箱」中。 现在我们就来讲解一下如何在Doit.im for Web中收集任务，有两种方法可以用来添加任务完成收集过程，一种是快速添加任务，另一种是完整添加任务。请看下面的步骤：

1) 快速添加任务：

在「收集箱」下，使用Doit.im for Web中的快速添加栏，可以将任务直接加入「收集箱」。通常在收集过程只是简单输入任务的标题，将任务先从我们的脑海中提炼出来，然后等待有空的时候进行再次处理。快速添加任务必须输入标题，再按回车，才能正确生成。快速添加栏显示如下图：

如果您在收集的过程中，如果任务有大概的执行时间，可输入「^」可添加开始时间（mm-dd格式），或者选择对应的箱子。

输入「@」可选择默认情况或者已创建的情境；「#」选择已经创建过的项目；「!」选择优先级，1、2、3分别对应低、中、高不同的优先级。

注意：当您输入符号时，记得以空格符间隔情境，项目及标签等。若在快速添加时需要使用未添加过的情境、项目或标签，输入相应符号然后手动输入新情境、项目或标签。

如果不能记清楚这些符号也无所谓，快速添加栏后有个“？”图标，点击即可一直显示所有快速添加智能键。只要参考输入就好。

  2) 完整添加任务：

在「收集箱」下，点击左上角的“新增任务”按钮， 可以完整添加一条任务进入「收集箱」，在弹出的页面上填写各项信息：

标题：可输入任务的标题，任务必须有标题才可以成功创建保存，标题限制最多输入255字。

备注：可输入任务的详细解释，注意事项等您认为有用的信息，限制最多输入2048字。

所属箱子：在「收集箱」下添加任务，则任务默认进入「收集箱」。

如果确定任务的大概开始时间或者状态，可以点击“收集箱”的位置，选择「今日待办」、「下一步行动」、「明日待办」、「日程」、「择日待办」或「等待」等不同的箱子，完成收集过程。如下图所示：

通常在收集过程中不会对任务做仔细分析，不能为任务确定一个具体的执行时刻，那就请保持“全天任务”的勾选状态，先将具体时间空出来暂且不作决定。 也就是说，一旦你勾选了这一项，在设置开始时间与截止时间时，只能选择日期，不能选择时间点。如下图所示：

项目：您可以选择一个您之前添加的项目，如果直接输入可选择创建新项目。系统默认的项目为“教程”，可自行建立需要的项目。

情境：您可以选择系统默认的情境或一个您以前添加过的情境。系统默认情境包括“家里”、“办公室”、“电脑”、“电话”、“外出”，如果直接输入可创建新情境。

优先级：点击旗帜图标，可以设定优先级，有“无，低，中，高”四种可选项，默认状态为“无”，可以根据您任务的具体情况来选择不同的优先级。

标签： 点击您可以选择一个您之前添加过的标签，如果直接输入可选择创建新标签。最多可以为一个任务设置五个不同的标签。

接下来的教程我们会介绍关于添加重复和提醒，敬请关注。

具体到每个繁忙和辛劳的工作日中，您是怎么选择行动方案的呢？ 是相信您的的本能反应和直觉呢？还是按步就班的来完成任务? 下面有3 个方面的评估标准对行动的决策过程极有帮助：

1、选择当前行动的4个标准。
2、评估日常工作的3种分类。
3、回顾检查的6个层次。

接下来我们就来看看如何使用Doit.im for Android利用上面3个评估标准来实现行动的执行过程。

1）要选择哪个任务来执行，我们主要通过4个标准衡量：

情境
有多少时间
有多少精力
优先级

首先，当前情境（所在地点、所携带的工具等）限制了你目前只能做一部分事。觉得GTD的时间管理模式有效的人，都会对需要在特定情境下执行的任务设定“情境”（在Doit.im for Android中可以对每条任务设定情境）。比如对所有需要通过打电话处理的任务，都放在“电话”情境中，对所有需要在办公室处理的任务，都放在“办公室”情境中，对所有在电子市场处理的任务，都放在“电子市场”情境中。这样，当你要决定当前的下一步行动是什么的时候，你就选择当前的情境，比如你现在就在公交车或的士上，那你就可以在Doit.im for Android中翻开你的“电话”情境，查看有多少任务需要通过电话处理。

其次，有多少时间可用也很好确定。比如你15分钟后就要下车做一件别的事情，那就必须选择可以在15分钟甚至更短时间内把事情说清的电话。

再次，要看你当前的精神状态。状态好的情况下，你可以选择需要更多思考量的任务；而若是状态不佳，就只能选择不太需要思考的相对轻松的任务。

最费劲的就是要搞清楚“优先级”。若在同一情境下有两个任务，花费的时间和精力都类似，究竟怎么选择呢？GTD说看”优先级”，可是怎么确定优先级呢？

Doit.im for Android中有“优先级”的设置，对于这个概念，有不少人曾提出质疑说：GTD是根据自己的直觉来作出判断到底下一步行动是什么的，不是提前设好优先级的，所以GTD的任务不需要硬性的优先级的区分。确实GTD的作者是说按直觉来判断要做什么，但这个“直觉”是有标准的，当你将这些标准都融汇于自己的内心之后，那在选择任务时就信手捏来了。但不能否认的是，GTD概念中，在执行任务前，需要先确定任务的“优先级”。

现在我们来看下如何在Doit.im for Android中设置“优先级”，在完整添加任务过程中，可以看到有“优先级”选项：

点击进入之后，可选择“高”、“中”、“低”三种优先级，设置完成后保存就可以了。

设置完成之后您会发现设置过优先级的任务左侧会出现和上图对应的不同颜色，表示任务不同的优先级：

2) 为了确定优先级，我们先来看日常工作的三种分类以及如何选择

执行事先安排好的事情
处理突发事件
安排你的工作

任何人都会遇到这样的情况：本来已将自己今天的工作全部安排好了，结果因为上午老板找你谈话，下午同事找你讨论项目，到下班的时候发现自己的“今日待办”中还有大量堆积。更糟糕的是，做老板找你谈话或跟同事讨论问题的时候，你还在想着，今天还有很多事情，做不完了，焦虑指数不停地上升。

这是因为：我们很多人总把突发事件当成了最重要的事情优先处理；我们在处理突发事件前没有快速全面地回顾浏览一下预定今天要做的所有的工作，以致心里愈发焦虑；在突发事件之间，其实还有不少的零碎时间，但我们没有好好利用。

现在我们来一一解决。突发事件在很多时候其实是可以推后的。比如，同事来找你讨论，但你手头有很重要的事在做，那么你可以请求将讨论延后半个小时，如果有可能，甚至可以考虑请其他同事代你参加。前提是，需要你自己冷静地确定哪件更重要。否则，不管是否重要，都去处理突发事件，结果是将本来安排好的重要事务都拖成了紧急事件，变成“救火”状态，做得很赶，还做不好。

当无法推迟突发事件的时候，请快速浏览一下安排好的事务，以便心里有底。

当老板发了邮件需要你立即处理一个事件时，你可以快速预估当前这个突发事件需要占用你多少时间，并快速浏览回顾一下之前安排好的任务，对于已经安排了但不是太重要的任务，可以推迟处理。因为有了这个快速的回顾，你又把自己的思路理清了，所以在处理当前这个突发事件的时候，你心里也就不焦虑了。——这样的快速回顾有必要经常进行，以便随时调整自己的任务安排，同时，对自己的任务了若指掌，当发生不可推迟的突发事件时，你就能以最快的速度作出反应来作调整。

零碎时间的利用。一般在突发事件和已安排的事件之间，时不时会有一些零碎的时间。

GTD作者建议我们建立一个“小事清单”。在Doit.im for Android中，你可以在“下一步行动”的箱子中对小事（你觉得可以花少量时间、少量精力就能完成的事情）加标签“小事”。这样，在零碎的时间里，你可以在本箱子中通过标签过滤看到所有“小事”。如果你采纳了我们的建议将“下一步行动”箱子的任务按“情境”来分类查看，那么，当你过滤小事时，你可以看到按情境分类好的所有小事。只要看当前情境下的“小事”，就能执行了。——如果提前这样放好了，即便你只有打电话等待接通的那几秒种，你也可以快速查看一下接下来有哪些小事可以做。

小贴士：
所以说，应付意外事件，首先是要随时注意区分任务的重要性/优先级，才能在任何时候面对突发情况时立刻知道该如何正确处理（是先放入系统之后处理，还是打断手头的工作立刻处理）。而要达到这个境界的唯一途径，就是在多个层面上对自己的生活和工作进行正确的评估。

3）确定优先级最终标准：六层面评估工作和生活

GTD作者提出的六个层面，从高到低分别是：
人生
3-5年的愿景
1-2年的目标
工作责任
当前的项目
目前的行动

GTD提倡“自下而上”地思考问题。对于这点，我们的理解是：

a. 以高层目标为指引，从低层行动开始执行。

把高层次的目标放在心里，至少在心里有一个大方向，但，还是从当前的行动任务开始执行，以奠定好扎实的基础。（目标放在心里是为了若发现当前的任务违背了自己的价值观、人生方向，就毫不迟疑地维护自己的立场，取消这个行动）

这个做法首先不会导致自己太偏离自己的方向；其次，若不顾底层的行动而直接去自上而下地考虑，会因底层失控而致使对自己在其他层次的控制力不自信、最终不断受挫。只有完成当前的工作、达到短期的目标后，才有更多的信心、精力和资源去关注和开展更有重要、更高层次的事情。这个做法让大家更能达到内心的平衡，因此更高效。

b. 全面收集，确定原始动机。

当我们停下来收集任务的时候，我们要从所有六个层次进行收集。什么时候，我要达到什么目标，而为了达到这样的目标，我要作出哪些方面的调整。这些就是引发我们最底层次的当前行动的内在的、原始的动机。

在Doit.im for Android中，我们可以对这些目标分别建立一个项目或统一建立一个项目，写下自己的目标以及这个目标涉及的可能的行动。

c. 定期回顾，调整方向。

对已有的各级目标，定期回顾调整。对项目每周回顾，对工作职责每1-3个月回顾，对1-2年的目标、3-5年的愿景、人生目标则根据个人需要定期回顾调整一下。

这样，还是以直觉确定了任务的优先级，选出了当前待执行的任务。当然，直觉已经完全有了标准。

每周回顾

大多数人都有这样一种倾向：放任自己纠缠于大量超出自己处理能力的事务，每周回顾可以帮忙您重新评估、重新安排来找到新的平衡点，让您有机会夺回生活的主动权，每周回顾的另一个好处是会让你始终关注最要紧的工作、最重要的目标，把握住自己人生的方向。

非常简单，每周回顾就是为了再次清空大脑而需采取的行动。执行了工作管理流程5个阶段的前4个——收集、处理、组织整理、回顾那些您还没有付诸行动的事情——直到您能够确认：“我目前已经完全掌控了我没有处理的一切事情，一旦我决定处理，马上就可以付诸行动的。”

可以分以下几个步骤：

1、检查所有日志、会议记录和记事本上的各项内容，提炼出行动计划，将这些任务添加到「收集箱」、「日程」、「择日待办」等箱子中。对自己一定要严格。开始着手处理所遇到的一切有关交流、工作、新创意、新信息的记录和想法，同时清理掉没用的垃圾。

2、仔细检查那些过往日期是否有未完成的任务，超过截止日期的还未完成的任务依然会显示在Doit.im for Android中「今日待办」列表中，在任务右边用红字显示为过期任务。将它们重新纳入到您的Doit.im for Android运行系统中，可以把「今日待办」的过期任务转到「日程」、「明日待办」等其他箱子中，以便接下来逐项完成。

如果要将已经过期的任务重新加入「今日待办」，比如我们可以对“交电费”这条任务的开始时间改为今日，则此任务会重新显示在「今日待办」箱子中，显示为到期。您当天下午就可以抽时间把它完成掉，不再拖延。

去超市安排到明天，放入「明日待办」箱子（「明日待办」箱子在移动到中是不显示的，直接将任务设置日程，或者修改今日待办中的日期，任务就可直接进入「明日待办」箱子）。

3、游览一下您将来的事情安排情况（长期的和短期的），在Doit.im for Android中通常显示在「日程」中，确保对那些针对即将发生的事情作出安排和准备。

4、清空您的大脑，把一切新项目、行动、等待事宜、未来要完成的事，以及那些您还未确定的任务总结一下，加入Doit.im for Android中。

5、回顾“项目”列表，逐一地评估所有的工作任务、目标和当前情况，以确保在Doit.im for Android中，没有遗漏任务一个需要采取行动的项目。

6、回顾「下一步行动」箱子，把已完成的任务都勾选确认掉。检查将要执行的任务，如果有需要，可将其重新安排，移动到其他箱子中。

7、回顾「等待」箱子，记录下所有需要跟踪处理的任务，核对转发给其他联系人的任务是否已经回收。

8、回顾「择日待办」箱子，看看是否有可以付诸行动的任务，并把它们移到其他箱子下。删除所有不再感兴趣的任务，将任务移入「垃圾箱」。

9、收集奇思怪想和新奇点子，是不是在您的脑中经常会冒出一些新鲜的、巧妙、富有创意、发人深省、风险十足的念头，您可以利用这个机会对它们进行整理，添加到Doit.im for Android中。

最后我们需要做到的就是定期回顾，这样的回顾让您的梦想不再是梦想，是切实可行的行动方案，可以一步一个脚印的来接近，完成，最终达到目标。

定期回顾

Doit.im for Android中「择日待办」箱子中的梦想，以便在需要或者有想法可以付诸实践时，细化成「下一步行动」，然后逐渐来接近我们的梦想，最终实现它们。

比如您在查看「择日待办」箱子里，回想起自己有个“学滑雪”的梦想，而且现在刚好是合适的学习季节，那您就可以对这个梦想进行计划，想出学习滑雪的过程，把“购买滑雪装备”这条任务放入下一步行动中，我想，这肯定是离您驰骋在雪场上更近一步啦。

关于回顾我们先讲这么多，下一节我们重点来关注如何使用Doit.im for Android来执行我们计划中的任务。